Fonctions, rôles et droits dans les unités

mardi 1 juin 2021

Jan Trnka - Polaris Team (mit freundlicher Unterstützung von S.Richter RC Augst-Raurica)

Fonction de club = fonction de comité, de commission, de bureau ou charge d'une personne dans le club / district. Exemple : Président, secrétaire, responsable de programme, membre de commission, etc.

Rôle = tâche administrative dans un club / district. Exemple : Administrateur de la vie de l'unité, Finances, Administrateur des membres, Administrateur d'unité (tous droits), Utilisateur di site web, etc.

Droit = une fonctionnalité de Polaris qui est administrée. Exemple : newsletters, calendrier, documents, actions, finances,gestion des membres du comité, etc.

Notion de base :

Une fonction dans le club et un rôle ne sont pas liés. En cas de changement de membres au sein du comité ou d'une commission, les personnes qui le/la quittent, resp. le/la rejoignent  ne perdent pas, resp. ne gagnent PAS automatiquement leur rôle. Le CICO et / ou le secrétaire du club doivent s'assurer que l'attribution des rôles aux personnes correspond à leurs fonctions respectives au sein du club. Ce n'est qu'avec ce découplage que les nouveaux titulaires pourront exercer leur rôle avant leur mandat et que la passation de pouvoir se fera sans heurts.

La relation entre les rôles et les droits est compliquée, car les domaines de Polaris ont des interdépendances. Par exemple, les emails et le calendrier.


Fonctions dans le Club

Les fonctions dans le club se composent de celles du comité et de celles des Commmissions. Toutes deux sont gérées dans le menu "Organisation du club".

Comité

Le filtre permet de définir l'année du club. Le bouton "Créer" permet de saisir les fonctions du comité et de définir la composition de ses membres. Les icônes d'action permettent de modifier la composition ou de supprimer des fonctions du comité.

Si la composition du comité n'a pas encore été définie pour une nouvelle année de club, l'option de copier le comité de l'année précédente s'affiche. Les fonctions du comité spécifiques au club doivent être définies au préalable dans le menu "Paramètres du club > Fonctions du comité". Le numéro de position définit l'ordre d'affichage sur le site web.

Seuls les membres actifs du club peuvent se voir attribuer une position et une fonction dans son conseil.




Commissions

Cela fonctionne comme pour le  comité. Avec le filtre, l'année du club peut être définie. Avec le bouton "Créer", la commission peut être saisie et remplie. Il est également possible de créer ses propres commissions de club et de les remplir, mais nous recommandons vivement d'utiliser autant que possible les types de commissions officielles recommandées par le Rotary International.

Les icônes d'action permettent de modifier la composition ou l'ordre d'affichage. Si la composition des commissions n'a pas encore été définie pour une nouvelle année de club, l'option permettant de copier toutes les commissions et leurs membres de l'année précédente s'affiche sous forme de bouton.

Tout membre du club (actif, invité, autre contact) peut être affecté à une commission.



Rôles

Les rôles sont attribués aux membres dans l'administration des membres "Compte d'utilisateur". Les rôles peuvent également être attribués aux invités et aux autres contacts. Un rôle s'applique toujours au club dans lequel l'utilisateur se trouve actuellement. Si un utilisateur est un invité dans le district resp. un club special, son rôle peut donc changer lorsqu'il entre dans les pages du district resp. du club special.


L'attribution recommandée des rôles dans un club est la suivante :

  • Rôle "Administrateur d'unité (tous droits)" => Permet l'administration complète de tous les domaines dans Polaris. Il est réservé au CICO et au Secrétaire. Il existe deux rôles d'administrateur supplémentaires qui héritent des droits des organisations / clubs hiérarchiquement inférieurs. Ils sont utiles pour le DICO et le secrétaire de district et pour les clubs ayant un club satellite.
  • Rôle "Administrateur des membres" => Permet l'administration des données des membres. Il est recommandé pour le secrétaire adjoint. Le nombre de membres ayant le rôle " Administrateur d'unité (tous les droits)" et de membres ayant le rôle "Administrateur  des membres" est limité à 4, ce qui signifie qu'un maximum de 4 membres peuvent gérer les données des membres dans le club.
  • Rôle "Administrateur Finances" => Permet de gérer les comptes des membres et des événements et d'effectuer les réservations. Il est destiné au trésorier.
  • Rôle "Administrateur de la Vie de l'unitè" => Permet de maintenir tous les domaines de la vie du club et les documents. Il est recommandé pour certains des membres du comité et des commissions.
  • Rôle "Saisir les présences" => Permet la saise des présences par des tiers. Par exemple, le personnel du restaurant peut scanner le code QR et ainsi enregistrer les présences.
  • Rôle "Utilisateur du site web" => est le rôle standard, qui doit être attribué à tous les autres utilisateurs.

Les clubs peuvent définir leurs propres rôles. Cependant, l'équipe Polaris le déconseille en raison de la complexité des relations.


Droits

Les droits définissent quelles fonctionnalités de Polaris sont accessibles dans l'administration et comment. Un accès a trois niveaux différents :

  1. Aucun accès
  2. Lire
  3. Gérer (lire & écrire & supprimer)

La matrice suivante montre les droits dont dispose chaque rôle.

Il est possible de définir de nouveaux rôles de club. Cependant, en raison de la complexité et des dépendances des domaines, ce n'est pas facile. Par exemple, des domaines tels que le calendrier, le bulletin/newsletter dépendent de la fonction email.

Certains domaines, par exemple l'administration des données des membres, ne peuvent pas être attribués car le RGDP ne serait pas respecté.

L'équipe Polaris vous déconseille de définir vos propres rôles de club. Si vous avez encore besoin de définir vos propres rôles, contactez la DICO ou l'équipe Polaris.